scroll

MBO Office Assistant

1 Welkom!

Welkom bij de proefles van de opleiding MBO Office Assistant. Door het doen van deze proefles krijg je meer inzicht in wat je kunt verwachten van het studeren bij NTI. Wij vinden het belangrijk dat jij een weloverwogen studiekeuze maakt. In deze proefles duik je in de lesstof en zie je hoe het lesmateriaal eruit ziet. Natuurlijk kunnen we in deze proefles maar een heel klein gedeelte van de lesstof behandelen, we hopen dan ook dat dit onderwerp je aanspreekt ;-). Tijdens het doornemen van de lesstof kun je je kennis gelijk testen met de mutiple choice vragen! 

Succes met de proefles!

2 Proefles: Secretaresse

Proefles Office Assistant/MBO Secretaresse

Leuk dat je een proefles hebt aangevraagd! Met deze proefles krijg je een indruk van de mbo-opleiding Office Assistant (voorheen MBO Secretaresse). Je krijgt inzicht in de lesstof.
Je kunt ook vragen maken en deze zelf nakijken. Mocht je andere vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Heel veel succes en plezier met de proefles!


Secretariatpraktijk cover

Zowel voor agendabeheer als voor planning is het noodzakelijk om op een slimme manier afspraken te maken. Daarmee kunt u eventuele problemen voorkomen en veel tijd winnen voor uw manager. We zullen u een aantal middelen aan de hand doen om voor uw manager tijd te maken'. Een belangrijk onderdeel van agenda beheer is het bewaken van de agenda. Dat wil zeggen: in het oog houden of alles gebeurt zoals afgesproken is. Is dat niet geval, dan komt u in actie. Een apart onderwerp is het vastleggen van de planning, ook van regelmatig terugkerende activiteiten.

Directiesecretaresse worden

Al deze onderwerpen behandelen we in dit hoofdstuk. Daarnaast komt er een onderwerp aan de orde dat met agendabeheer samenhangt; het beheren van een relatie bestand. Een relatiebestand is een verzameling van gegevens van mensen en bedrijven die voor het eigen bedrijf van belang zijn. We zullen laten zien hoe u een relatiebestand goed kunt opzetten en - net zo belangrijk - hoe u het goed kunt beheren.


4.1 De agenda

Als managementassistent beheert u de agenda van de manager. Dat is niet altijd gemakkelijk. Ondernemende managers komen immers altijd tijd tekort. Dat geldt vaak ook voor hun assistent. Omdat tijd geld is - en dat is vooral van toepassing in een bedrijf - moet men de tijd die men heeft, goed besteden. Dat kan alleen door er zorgvuldig mee om te gaan, door en door te zorgen dat er geen kostbare tijd verloren gaat. De tijd zelf is niet te beïnvloeden. Die gaat gewoon door. U kunt er niet meer of minder van maken.

We spreken ook wel van timemanagement. Dat is het beheersen, het in eigen hand nemen van de tijd; van uw eigen tijd en van die van uw manager. Het houdt in dat u hem of haar helpt op een weloverwogen manier de werkzaamheden te plannen en ook tijdig uit te voeren. Dit doet u zodanig dat de manager niet doorlopend op een stressvolle manier aan het werk is en toch alles op tijd afkrijgt. Dat is niet alleen van belang voor de uitvoering van het werk, maar ook voor de manager zelf.

Timemanagement kunt u ook zien als het beïnvloeden van het eigen gedrag, als het zelf kiezen dat u gaat doen en hoe u dat gaat doen. Goede assistenten - en goede managers - houden zich daar hun hele loopbaan intensief mee bezig. Het beheren van de agenda van de manager door de assistent speelt daarbij een belangrijke rol. Dit houdt veel meer in dan alleen maar invullen. Agendabeheer betekent: zorgvuldig en vindingrijk met tijd omgaan.

Hoe gaat u zorgvuldig en vindingrijk met tijd om? De belangrijkste manieren om doeltreffend met tijd om te gaan, zijn door:

  • te plannen. Door de werkzaamheden te plannen of handig over de tijd te verdelen, kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat het de ene dag erg druk is en er de volgende dag juist weinig te doen valt. Geen van beide is doelmatig.

  • prioriteiten te stellen. Dat betekent dat de klussen die voorrang hebben, ook het eerste gebeuren. Als een brief vandaag nog de deur uit moet, begint u niet met het schrijven van een lang rapport waar u veel tijd voor nodig heeft; u behandelt eerst de brief. U kunt werkzaamheden onderverdelen in: urgent, zeer belangrijk en belangrijk. In deze volgorde werkt u ze ook af. Wie doet wat? Als managementassistent weet u meestal precies waar de manager zich mee bezighoudt. Ook weet u of hij of zij het druk heeft of niet. Kortom, uw werk is nauw met dat van de manager verwerven. U regelt zelf gedeeltelijk het werk van de manager. U bent dus in feite de manager van de manager.

Planing en organisatie omslagPlanning en organisatie directiesecretaresse

Planing en organisatie 2a

Planing en organisatie 2

Planing en organisatie 3a
Planing en organisatie 3

Planing en organisatie leren voor secretaresse
Planning leren


Planning en organisatie MBO secretaresse

 Windows 10 computer omslag studiematerial


Windows 10 computer2


Vraag

  1. Wat zijn de belangrijkste manieren om effectief met de tijd om te gaan? Licht je antwoord toe.

  2. Hoe zou je ervoor kunnen zorgen dat ook de agenda van je manager niet overvol staat?

  3. Wat is een projectorganisatie?

  4. Wat wordt daar vooraf bepaald?

  5. Welke gegevens bevat de convocatie?

  6. Waarom is goede mappenstructuur belangrijk i.r.t. digitaal archiveren?

  7. Kun je een mappenstructuur van je foto’s maken?

Antwoord

  1. Plannen wil zeggen je werkzaamheden over de tijd te verdelen zodat je het de ene dag niet veel drukker hebt dan de andere. Prioriteiten stellen betekent dat je de klussen die voorrang hebben ook het eerst doet. Je kunt de werkzaamheden onderverdelen in urgent, zeer belangrijk en belangrijk.
  2. Goed hulpmiddelen gebruiken (agenda’s, planborden)
    - De manager afschermen.
    - Zaken voor de manager goed voorbereiden.
  3. Vooraf gedefinieerde hoeveelheid activiteiten, die eenmalig in een bepaalde tijd voor een vastgesteld bedrag door een projectgroep moet worden gerealiseerd.
  4. Projectgroep, projectactiviteiten, projectduur, project budget. Datum, tijdstip en plaats van de vergadering, het hoofddoel van de vergadering, wie er aan de vergadering deelnemen, wie het secretariaat voert.
  5. Datum, tijdstip en plaats van de vergadering, het hoofddoel van de vergadering, wie er aan de vergadering deelnemen, wie het secretariaat voert.
  6. Bestanden ordenen, zodat het makkelijk terug te vinden is. 
  7. Ja, bijvoorbeeld foto’s, jaar, evenement.

Ben je na het volgen van de proefles enthousiast geworden?

Je kunt elke dag starten met de opleiding Office Assistant dus zet vandaag nog de eerste stap!

8 redenen om bij het NTI te studeren

  1. Erkende opleidingen, gewaardeerd in het bedrijfsleven
  2. Prettige en deskundige begeleiding door ervaren docenten
  3. Voordelig lesgeld
  4. Flexibel studeren
  5. Studeren met veel persoonlijk contact
  6. Modern studeren via onze digitale leeromgeving
  7. Persoonlijke studiebegeleiding van een mentor
  8. Studeren op kosten van de werkgever en/of de fiscus

3 Studeren bij NTI

FlexibelStuderen® doe je bij NTI

Boekenwurmen, nachtbrakers, ochtendmensen, carrièretijgers; iedereen is anders en iedereen studeert anders. Met FlexibelStuderen® van NTI studeer jij op een manier die echt bij jou past. Start met jouw opleiding wanneer je wilt. Bepaal zelf waar en wanneer je studeert in een online leeromgeving en met echte studieboeken. Zo kun jij een opleiding goed combineren met een drukke baan, hobby’s en gezinsleven. FlexibelStuderen® doe je bij NTI.

Studietools

Bij NTI gebruik je, afhankelijk van je opleiding, verschillende studietools. Zo ga je aan de slag in de online leeromgeving, gebruik je jouw Mijn NTI en werk je met studieboeken.

Wil je meer weten?

Neem gerust contact met ons op als je nog vragen hebt. Onze adviseurs staan voor je klaar!

Persoonlijk studieadvies    Start een chat

Daarom FlexibelStuderen®:

  1. Erkende opleidingen, bekende naam
  2. Studeren met veel persoonlijk contact
  3. Voordelig studeren, transparant over kosten
  4. Studeren op jouw moment en jouw manier
  5. Overal studeren met onze online leeromgeving
  6. Persoonlijke begeleiding door mentoren en ervaren docenten
  7. Werkgevers zijn snel overtuigd

Direct inschrijven

Wat is jouw volgende stap?

We denken graag verder met je mee! Het starten van een studie is spannend en roept misschien nog wel meer vragen op. Maar wist je dat iets nieuws leren ook bijdraagt aan je levensgeluk? Je verder ontwikkelen is bovendien goed voor je zelfvertrouwen en je hebt natuurlijk aan de eettafel weer iets te vertellen ;-)

Klaar om te beginnen?

Schrijf je nu in

Heb je na het doen van deze proefles nog vragen? Of zijn er dingen waar je over twijfelt? Onze studieadviseurs geven je geheel vrijblijvend een persoonlijk studieadvies en beantwoorden al je vragen.

5 Ervaringen

Wat vinden onze eigen studenten van hun opleiding?

Bij NTI streven we naar kwalitatief goed onderwijs dat voor iedereen bereikbaar is. En wie kan dit beter beoordelen dan onze eigen studenten?

Chantal, 47 jaar

5star reviews

"Dit is mijn 2de studie bij de NTI en ik ben nog steeds enthousiast! Er is veel verbeterd vergeleken met mijn eerste studie en het is heel duidelijk wat je wanneer moet doen. Verder heb je veel vrijheid om zelf je tempo te bepalen en is de leerstof duidelijk aangegeven in de meeste boeken. Ik kan studeren bij de NTI van harte aanbevelen!" 

Rick

5star reviews

"Prima opleiding! Het niveau is niet te moeilijk, je kunt er lekker snel doorheen werken. Ik vind de stages die erbij horen erg leuk.. zo leer je direct in de praktijk. Over het NTI zelf, ik zou ze zeker aanraden. Contact verloopt netjes en snel, bij vragen regelen ze vrijwel direct alles voor je. Top!" 

Irene

4star.png

"Een goede ervaring over het algemeen. Het thuis studeren bevalt me erg goed en ik vind het prettig dat ik de vrijheid heb om mijn studie zo in te delen zoals het voor mij goed uitkomt."

Barbara de Loor

Vakopleiding Gewichtsconsulent