Proefles Management Assistant

Leuk dat je een proefles hebt aangevraagd!
Met deze proefles krijg je een indruk van de mbo-opleiding Management Assistant.
Je krijgt inzicht in de lesstof. Je kunt ook een aantal vragen maken. Mocht je andere vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.
Heel veel succes en plezier met de proefles!


Secretariatpraktijk cover

Zowel voor agendabeheer als voor planning is het noodzakelijk om op een slimme manier afspraken te maken. Daarmee kunt u eventuele problemen voorkomen en veel tijd winnen voor uw manager. We zullen u een aantal middelen aan de hand doen om voor uw manager tijd te maken'. Een belangrijk onderdeel van agenda beheer is het bewaken van de agenda. Dat wil zeggen: in het oog houden of alles gebeurt zoals afgesproken is. Is dat niet geval, dan komt u in actie. Een apart onderwerp is het vastleggen van de planning, ook van regelmatig terugkerende activiteiten.

Directiesecretaresse worden?

Al deze onderwerpen behandelen we in dit hoofdstuk. Daarnaast komt er een onderwerp aan de orde dat met agendabeheer samenhangt; het beheren van een relatie bestand. Een relatiebestand is een verzameling van gegevens van mensen en bedrijven die voor het eigen bedrijf van belang zijn. We zullen laten zien hoe u een relatiebestand goed kunt opzetten en - net zo belangrijk - hoe u het goed kunt beheren.


4.1 De agenda

Als managementassistent beheert u de agenda van de manager. Dat is niet altijd gemakkelijk. Ondernemende managers komen immers altijd tijd tekort. Dat geldt vaak ook voor hun assistent. Omdat tijd geld is - en dat is vooral van toepassing in een bedrijf - moet men de tijd die men heeft, goed besteden. Dat kan alleen door er zorgvuldig mee om te gaan, door en door te zorgen dat er geen kostbare tijd verloren gaat. De tijd zelf is niet te beïnvloeden. Die gaat gewoon door. U kunt er niet meer of minder van maken.

We spreken ook wel van timemanagement. Dat is het beheersen, het in eigen hand nemen van de tijd; van uw eigen tijd en van die van uw manager. Het houdt in dat u hem of haar helpt op een weloverwogen manier de werkzaamheden te plannen en ook tijdig uit te voeren. Dit doet u zodanig dat de manager niet doorlopend op een stressvolle manier aan het werk is en toch alles op tijd afkrijgt. Dat is niet alleen van belang voor de uitvoering van het werk, maar ook voor de manager zelf. Timemanagement kunt u ook zien als het beïnvloeden van het eigen gedrag, als het zelf kiezen dat u gaat doen en hoe u dat gaat doen. Goede assistenten - en goede managers - houden zich daar hun hele loopbaan intensief mee bezig. Het beheren van de agenda van de manager door de assistent speelt daarbij een belangrijke rol. Dit houdt veel meer in dan alleen maar invullen. Agendabeheer betekent: zorgvuldig en vindingrijk met tijd omgaan.

Hoe gaat u zorgvuldig en vindingrijk met tijd om? De belangrijkste manieren om doeltreffend met tijd om te gaan, zijn door:

  • te plannen. Door de werkzaamheden te plannen of handig over de tijd te verdelen, kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat het de ene dag erg druk is en er de volgende dag juist weinig te doen valt. Geen van beide is doelmatig.

  • prioriteiten te stellen. Dat betekent dat de klussen die voorrang hebben, ook het eerste gebeuren. Als een brief vandaag nog de deur uit moet, begint u niet met het schrijven van een lang rapport waar u veel tijd voor nodig heeft; u behandelt eerst de brief. U kunt werkzaamheden onderverdelen in: urgent, zeer belangrijk en belangrijk. In deze volgorde werkt u ze ook af. Wie doet wat? Als managementassistent weet u meestal precies waar de manager zich mee bezighoudt. Ook weet u of hij of zij het druk heeft of niet. Kortom, uw werk is nauw met dat van de manager verwerven. U regelt zelf gedeeltelijk het werk van de manager. U bent dus in feite de manager van de manager.

Hoofdstuk 7, PROJECTORGANISATIE EN-ADMINISTRATIE

7.1 Inleiding

In bedrijven heb je, naast de standaard ofwel regelmatig terugkerende werkzaamheden, ook te maken met eenmalige werkzaamheden, ook wel projecten genaamd. Bij projecten kan je denken aan:

  • Het opzetten van een nieuwe website
  • Het ontwikkelen van een nieuw product
  • Het uitwerken van een jubileumsactie

7.2. Het begrip projectorganisatie

Onder een projectorganisatie verstaan we:

vooraf gedefinieerde hoeveelheid activiteiten, die eenmalig in een bepaalde tijd voor een vastgesteld bedrag door een projectgroep moet worden gerealiseerd. Het gaat bij een projectorganisatie om het vooraf bepalen van:

  • projectgroep
  • projectactiviteiten
  • projectduur
  • projectbudget
    Eenvoudig gezegd, wie doet wat, wanneer en met welke middelen/kosten.

7.3. Organogram projectorganisatie

Een projectorganisatie is een tijdelijke organisatie die in veel gevallen naast de "normale" organisatie opereert. De projectorganisatie is een systeem waarbij werknemers naast of in plaats van de normale werksituatie, deel uitmaken van eenmalige projecten (opdrachten).

Organogram

Planing en organisatie omslagPlaning en organisatie inhoud

Studeren bij NTI als Directiesecretaresse

Werken als Directiesecretaresse

Planing en organisatie 3a
Planing en organisatie 3

 Windows 10 computer omslag


Windows 10 computer2


Vraag

  1. Wat zijn de belangrijkste manieren om effectief met de tijd om te gaan? Licht je antwoord toe.

  2. Hoe zou je ervoor kunnen zorgen dat ook de agenda van je manager niet overvol staat?

  3. Wat is een projectorganisatie?

  4. Wat wordt daar vooraf bepaald?

  5. Teken een organogram van een projectorganisatie

  6. Welke gegevens bevat de convocatie?

  7. Waarom is goede mappenstructuur belangrijk i.r.t. digitaal archiveren?

  8. Kun je een mappenstructuur van je foto’s maken?

Antwoord

  1. Plannen wil zeggen je werkzaamheden over de tijd te verdelen zodat je het de ene dag niet veel drukker hebt dan de andere. Prioriteiten stellen betekent dat je de klussen die voorrang hebben ook het eerst doet. Je kunt de werkzaamheden onderverdelen in urgent, zeer belangrijk en belangrijk.
  2. Goed hulpmiddelen gebruiken (agenda’s, planborden)
    - De manager afschermen.
    - Zaken voor de manager goed voorbereiden.
  3. Vooraf gedefinieerde hoeveelheid activiteiten, die eenmalig in een bepaalde tijd voor een vastgesteld bedrag door een projectgroep moet worden gerealiseerd.
  4. Projectgroep, projectactiviteiten, projectduur, project budget. 
  5. Zie de organogram op pagina 7. 
  6. Datum, tijdstip en plaats van de vergadering, het hoofddoel van de vergadering, wie er aan de vergadering deelnemen, wie het secretariaat voert.
  7. Bestanden ordenen, zodat het makkelijk terug te vinden is. 
  8. Ja, bijvoorbeeld foto’s, jaar, evenement.

Ben je na het volgen van de proefles enthousiast geworden?

Je kunt elke dag starten met de opleiding Management Assistant dus zet vandaag nog de eerste stap!

8 redenen om bij het NTI te studeren

  1. Erkende opleidingen, gewaardeerd in het bedrijfsleven
  2. Prettige en deskundige begeleiding door ervaren docenten
  3. Voordelig lesgeld
  4. Flexibel studeren
  5. Studeren met veel persoonlijk contact
  6. Modern studeren via onze digitale leeromgeving
  7. Persoonlijke studiebegeleiding van een mentor
  8. Studeren op kosten van de werkgever en/of de fiscus
1 / 1